Pourquoi, comment Inviter à une réunion productive ?

Structurer les échanges permet de :

1. Mieux faire connaître vos attentes
2. Inciter à intervenir
3. Multiplier les participants
4. Mieux préparer chaque participant
5. Simplifier la gestion des invitations

  - Créer ou activer un événement ou un projet

  - Ajouter des "Questions à l'Ordre du jour"

  - Insérer des liens vers un "Projet". Un "Projet" peut inclure différents modules de dialogue :

• Qis
• Formulaire de pratiques
• Formulaire de témoignages
• Ordre du jour
• Consultations

  - Rédiger :

• Votre message est prêt à être envoyé
• Vous pouvez le modifier à volonté

  - Choisir les destinataires :

• Filtrer
• Importer un fichier

  => Envoyer :

Votre message est envoyé avec des codes d’accès confidentiels pour chaque personne.

• Lorsqu'une personne valide ses réponses, elle reçoit un mail incluant des liens qui lui permettent de retourner les lire et les modifier à la fois sur l'événement, sur son Cv citoyen (qui regroupe toutes ses réponses aux formulaires de témoignages et aux formulaires de pratiques) et sur son Cv W (qui regroupe toutes ses contributions aux ordres du jour).

Astuce :

• Sur la page "Expédier un emailing > Ordre du jour", cochez l'option de mutualisation "Invités" afin que vos invités prennent connaissance des contributions les uns des autres avant la réunion. Cela contribuera à donner envie à chacun de faire connaître ses propres arguments.

Pourquoi et comment Finaliser une réunion ?

Optimiser les projets vise à :

1. Ancrer des repères et valeurs partagés
2. Renforcer la légitimité des décideurs
3. Innover plus
4. Décider mieux
5. Accélérer la transformation sociale

   => Renforcer la cohésion sociale et la performance durable

   Imprimer un rapport dans lequel sont publiés, au choix de l'animateur :

• Statistiques
• Indicateurs
• Sociographies
• Socioprofils
• Cartographies
• 360° inversé
• Livre bleu
• Catalogue de pratiques
• Recueil de témoignages 
• Ordre du jour et contributions des participants
• Relevé de décisions et contributions des participants
• Résolutions personnelles des participants
• Propositions aux acteurs et contributions des participants

   => Paramétrez le rapport comme vous le souhaitez

Pourquoi et comment Animer une réunion ?

Optimiser la coopération consiste à :

• Mieux distribuer la parole
• Renforcer l’interactivité
• Rompre avec les non-dits
• Mieux comprendre le collectif
• Approfondir les analyses
• Accélérer le partage des diagnostics
• Optimiser la formulation des projets
• Développer la conscience des enjeux

    => Elever la qualité et l’intérêt des réunions

  Des supports transversaux :

1. Diaporama :
   1. Livre bleu : Carte des faits et des idées
   2. Grille d'analyse : déclinaison de la Grille d'analyse du lien social en trois niveaux
   3. Echelle de la complexité : Métrologie de 1 à 100
2. Fil bleu
   1. Format : choix des indicateurs les plus proches du thème et des objectifs de la réunion, choix des questions du formulaire de témoignages, affichage des pratiques, choix des questions à l'ordre du jour.
   2. Organisation : préparation et suivi des prises de parole
3. Guide d'animation : Classeur des répondants incluant une fiche globale par répondant (ayant décidé de signer ses réponses)

  Des supports par module :

1. Feuille de présence
2. Réponses aux questions à l'ordre du jour
3. Catalogue de pratiques
4. Recueil de témoignages
5. Sociogrammes

    => Optimisez les interactions entre les participants

Astuces :

1. En début de réunion : proposez à ceux de vos invités qui n'ont pas encore répondu de le faire avant le lancement de la réunion
2. En cours de réunion : ouvrez le "Dialogue W" de votre événement et affichez la page "Questions à l'ordre jour > Affichage par question" sur grand écran afin que vos invités prennent connaissance des contributions les uns des autres pendant la réunion. Cela accélérera la circulation des informations et idées, augmentera la compréhension globale et donnera envie à chacun de participer.
3. Distribution de la parole sur chaque sujet : assurez-vous que chacun des participants (ou chaque socioprofil si vous réunissez plus d'une quinzaine de personnes) bénéficie d'un temps de parole équitable.
4. Afin de coller au plus près du thème de la réunion, choisissez dans le "Fil bleu" parmi les indicateurs "Aspirations, Contexte, Pratiques ceux qui vous permettront de distribuer la parole de façon optimale.
5. Synthèse et décisions : sur chaque sujet, l'animateur doit reproduire un mini Processus W.
6. Exercez-vous a l'art du questionnement, de la reformulation, de la créativité, de la synthèse : lisez sur les méthodes de dialogue et de l'intelligence sociale, préparez-vous pour ne pas tout découvrir pendant la réunion...!
7. Surtout, un bon animateur se forme aux métiers du dialogue. Un  "dialecticien" ne cherche pas à induire des propos, à faire primer son propre point de vue. Bienveillant mais sans complaisance, il cherche à aider chacun à faire valoir ses informations, analyses et idées. Il gomme ses affinités intellectuelles et relationnelles ainsi que ses intérêts particuliers. Il tempère et rééquilibre le poids des différents participants au regard de leur charisme, de leur niveau hiérarchique, de leur maîtrise de leurs savoirs, de leurs talents oratoires. Son intention et son talent consistent à faire progresser le collectif dans le sens de l'intérêt général de toutes les parties prenantes du sujet traité en réunion.

Pourquoi, comment Préparer une réunion ?

S’assurer de l’apport de chacun permet de :

1. Optimiser la préparation des contenus
2. Recenser les faits, analyses, expériences, propositions, visions
3. Mutualiser les informations : partager en amont des réunions
4. Repérer, renforcer, évaluer les contributions de chacun
5. Valoriser les contributeurs

  => Elever la qualité des contenus et des interventions

  Accès aux modules :

• Inscriptions :
  • Inscrits
  • Invités
  • Absents
  • Non répondants
• Ordre du jour
• Sociogrammes
• Catalogue de pratiques
• Recueil de témoignages
• Consultations

  => Vous pouvez relancer les personnes de votre choix

Astuces :

1. Proposez à vos invités de cliquer sur leur nom lorsqu'ils sont identifiés. Ils pourront alors consulter les rubriques "Cv W" et "Cv citoyen" de leur espace personnel et prendre connaissance de leur profil tel qu'il apparaît aux Internautes et Extranautes (selon leur choix de diffusion) et donc des traces qu'ils laissent ou pourraient laisser.
2. Proposez-leur aussi de consulter le site depuis lequel vous animez le "Dialogue W" : ils retrouveront leurs témoignages et leurs pratiques dans les rubriques "Elles et ils ont dit" et "Elles et ils ont fait".
3. Proposez-leur enfin de consulter leurs réponses aux "Ordres du jour" et "Relevés de décisions" en cliquant sur les événements (leurs réponses à ces éléments ne sont visibles que de l'animateur et des participants selon le niveau de mutualisation décidé par l'animateur).

Pourquoi et comment Impliquer les participants ?

Développer l’engagement pour le collectif permet de :

1. Mieux se comprendre
2. Mieux comprendre les autres
3. Mieux se positionner
4. Mieux appréhender la diversité
5. Formaliser les résolutions personnelles
6. Formuler des propositions à toutes les parties prenantes
7. Renforcer l’implication de chacun dans le déploiement des projets
8. Accélérer la mise en œuvre des projets

   => Optimiser la convergence des énergies

Emailing :

• Fiches de restitution
• Objectifs personnels et résolutions
• Propositions aux acteurs

Choisir les participants :

• Importer un fichier
• Filtrer
• Ajouter des participants un par un

Rédiger :

• Modifier votre texte à volonté

  => Envoyer avec codes d’accès confidentiels inclus

• Lorsqu'une personne valide ses contributions au "relèvé de décisions", elle reçoit un mail incluant des liens qui lui permettent de retourner les lire et les modifier à la fois sur l'événement et sur son Cv W qui regroupe toutes ses contributions aux "ordres du jour" et aux "relevés de décisions".

Astuces :

1. Rédigez et diffusez via un "Emailing" un "Relevé de décisions" qui permet à vos invités (présents et absents) d'abonder en ajoutant leurs propres "Résolutions personnelles" ou "Propositions aux acteurs".
2. Diffusez leur "Fiche de positionnement personnel" à vos invités. Chaque "Projet" contenant un Q.I. Social donne cette possibilité : permettez ainsi à vos participants de mieux se connaître et mieux connaître son environnement. La liste des QIS est accessible "Connais-toi toi-même".